Changer de logiciel comptable pour Pennylane : pourquoi et comment ?

Première étape : Transférer sa comptabilité sur Pennylane

Avant de débuter la production de la comptabilité sur Pennylane, il est important de ne pas perdre les données de vos exercices comptables antérieurs. Avec l’aide de l’outil « Import », nous mettons pour vous le fichier des écritures comptables FEC du dernier exercice dans Pennylane. Ce transfert va permettre à Pennylane de conserver le plan comptable d’origine.

Une fois la comptabilité intégrée, il est important de renseigner les modules de gestion intégrés dans Pennylane : immobilisations, emprunts et crédit-bail par exemple. Notre rôle est de renseigner ces modules avec les informations déjà en notre possession. Pour cela, Pennylane a prévu des matrices Excel pour une récupération automatisée.

Pennylane permet également la liaison avec votre logiciel de paie comme Payfit ou SIlae par exemple. Vos données sociales sont automatiquement renseignées dans le logiciel. Le pilotage de votre masse salariale sera facilité au quotidien. Nous vous aidons bien sûr à paramétrer la liaison.

Deuxième étape : collaborer avec votre expert-comptable via Pennylane

Pour débuter, la connexion des transactions bancaires à Pennylane est essentielle pour tenir la comptabilité. Plusieurs méthodes existent comme l’API, l’EBICS ou l’Agrégation. Vous allez avoir accès au quotidien à l’ensemble de vos comptes bancaires au même endroit. Plus besoin de se connecter sur chaque application bancaire !

Ensuite, vous allez pouvoir transmettre vos factures d’achat manuellement ou par automatisation et réconcilier les paiements. Si vous souscrivez au compte professionnel proposé par Pennylane, vous pouvez même gérer les paiements via le logiciel. Rien de plus simple pour suivre votre trésorerie et les échéances.

L’outil de facturation, vous permettra d’effectuer vos devis et factures directement dans le logiciel. Comme pour les achats, vous pouvez ainsi suivre les paiements reçus et effectuer vos relances.

La différence avec un logiciel traditionnel de comptabilité est clairement la collaboration entre l’expert-comptable et les clients. C’est la fin les dizaines de mails de relances à traiter !

À l’aide de son outil « Commentaire », chaque ligne comptable peut-être accompagnée d’un commentaire et d’un fil de discussion instantanée. Il en est de même pour les factures manquantes. Elles sont automatiquement catégorisées et vous avez accès à la rubrique « Demandes comptables » pour voir les factures manquantes en temps réel. Vous êtes également notifié de toutes ses demandes par mail tous les lundis. Vous n’avez plus d’excuses pour avoir oublié de nous transmettre un document !

En somme, tous vos documents fiscaux sont centralisés au sein d’un même outil : déclaration fiscale, factures, contrats par exemple via l’outil « GED partagée ». De quoi faciliter les échanges et les partages.

La collaboration au quotidien entre expert-comptable et client est vraiment le point fort de Pennylane, comparé à un logiciel de comptabilité traditionnel qui manque parfois d’ouverture au client.

Troisième étape : Piloter votre activité au quotidien

Pour gérer au quotidien votre entreprise, il est important pour vous d’avoir accès à votre bilan et compte de résultat prévisionnel en temps réel. Pour cela, Pennylane propose la génération des états financiers directement dans son logiciel. Nous vous conseillons bien sûr de veiller à ce que votre expert-comptable mette à jour mensuellement la comptabilité. Certaines opérations nécessitent notre intervention pour s’assurer que les états financiers reflètent réellement les comptes de la société (amortissement, charges périodiques et provisions par exemple).

En plus, Pennylane va vous permettre de créer des reporting financier sur mesure à l’aide de logiciel intégré comme Finthesis. Vous pouvez ainsi créer et nous demandez de l’aide dans la création de vos propres tableaux de bord personnalisés. Vous pouvez ainsi suivre en temps réel vos indicateurs extra-comptables, votre budget ou encore votre rentabilité.

Travailler avec Pennylane et Perspectives Conseils

En proposant un logiciel tout-en-un, Pennylane nous pousse à réfléchir à notre choix de logiciel comptable. Simple logiciel ou réel outil de pilotage ? Chez Perspectives Conseils, nous vous accompagnons dans vos choix et dans le changement d’outil comptable. Vous proposez de collaborer ensemble sur Pennylane est pour nous un vrai choix stratégique. Vous allez pouvoir optimiser votre gestion comptable tout en pilotant votre activité en un seul logiciel. Vous pouvez nous contacter si vous avez pour projet de débuter sur Pennylane !