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Les frais réels déductibles sur votre impôt sur le revenu

Arminée MELIKIAN
Directrice de mission - Associée
7 min
Quels sont les frais professionnels que vous pouvez déduire de votre feuille d'imposition ? Quelle conséquence sur votre déclaration ?

Les frais réels, qu’est-ce que c’est exactement ? Quels sont les frais réels (ou professionnels) déductibles des impôts sur le revenu ? L’option déduction des frais réels a-t-elle des conséquences sur votre déclaration ? Est-ce qu’il est encore temps d’opter pour cette option pour la déclaration 2021 ?

Le guide sur les frais réels déductibles par Perspectives Conseils.

Table des matières

Définition des frais réels déductibles

Pour chaque contribuable, le calcul de l’impôt sur le revenu tient compte des frais professionnels pour déterminer le revenu imposable.

En tant que salarié, ou gérant de société, une déduction forfaitaire de 10% est appliquée automatiquement à vos revenus. Pour l’imposition des revenus perçus en 2021 (impôt 2022), le maximum de la déduction forfaitaire de 10 % pour frais professionnels est de 12 829 €. Le minimum est, quant à lui, fixé à 448 €. Dans le cas où vous estimez avoir engagé davantage de dépenses, vous avez la possibilité de choisir de déduire les frais réellement engagés dans votre déclaration de revenus.

Dans ce cas, vous devez faire le calcul de vos frais selon certaines modalités et justifier de leur montant. L’administration vous demandera des justificatifs, il faudra donc bien tous les garder.

Les frais réels représentent l’ensemble des dépenses engagées pour son activité professionnelle. Ils comprennent entre autres les repas, les trajets quotidiens et d’autres dépenses liées à l’activité du salarié.

Quels sont les frais réels déductibles auprès des impôts ?

Les seuls frais déductibles sont ceux qui sont nécessaires à l’activité professionnelle. Cela veut dire qu’il doit y avoir un rapport étroit entre la dépense et ce qu’elle procure au salarié dans le cadre de son activité professionnelle.

Les frais de repas

Les frais de repas pris à domicile sont évalués forfaitairement à 4.95 € par repas en 2021 et ne peuvent être déduit en frais professionnel car considérés comme une dépense personnelle. Les frais supplémentaires de repas pris à proximité du lieu de travail sont déductibles pour leur montant réel sous déduction de la valeur des repas pris à domicile.

En cas de défaut de justification

À défaut de justification précise des frais de repas, l’existence de frais supplémentaires de repas est présumée et la dépense supplémentaire correspondante est évaluée par repas à 4,95 € pour 2021, cette somme étant diminuée, le cas échéant, de la participation de l’employeur à l’acquisition de titres-restaurant.

En cas de restauration collective sur le lieu de travail

Le salarié qui utilise l’évaluation forfaitaire n’est cependant pas dispensé d’apporter la preuve par tous moyens qu’il supporte effectivement des frais supplémentaires. Dans la situation où le salarié dispose d’un mode de restauration collective sur son lieu de travail ou à proximité (mais n’y déjeune pas), il ne peut déduire le montant des frais supplémentaires que pour un montant égal à la différence entre le coût d’un repas pris à la cantine et 4,95 €.

Les frais de déplacement

S’agissant des déplacements professionnels, ces frais occasionnés par l’exercice même de la profession ont le caractère de dépenses professionnelles déductibles. Il en est ainsi même si le salarié utilise sa voiture personnelle pour effectuer ces déplacements.

 S’agissant des frais de déplacement domicile-travail. Il faut distinguer selon que la distance domicile-lieu de travail excède ou non 40 kilomètres.

Déplacement domicile-travail n’excédant pas 40km

Si la distance domicile-lieu de travail n’excède pas 40 kilomètres : les frais de déplacement sont admis en déduction sur justificatifs. Le salarié n’a pas à justifier du caractère normal de l’éloignement. Il faut noter que le contribuable ne peut déduire qu’un seul aller-retour par jour sauf s’il justifie de circonstances particulières nécessitées par l’exercice de son activité professionnelle qui permettent de regarder comme inhérent à sa fonction le fait d’effectuer deux trajets aller et retour par jour.

Déplacement domicile-travail de plus de 40km

Si la distance domicile-lieu de travail excède 40 kilomètres : la déduction admise porte sur les 40 premiers kilomètres sauf circonstances particulières justifiant une prise en compte complète.

Justificatifs et preuves de frais de déplacement

L’utilisation du barème kilométrique des frais de voiture publié par l’administration ne dispense pas le salarié d’apporter sur demande du service des impôts ces justifications ainsi que celles prouvant qu’il est bien lui-même ou son conjoint propriétaire du véhicule (facture d’achat du véhicule, certificat d’immatriculation, factures d’entretien et de réparations, copie du contrat d’assurance, etc.)

Les frais professionnels liés au télétravail

Vous pouvez déduire à hauteur de 2.5 € par jour de télétravail, 13.75 € par semaine, 55 € par mois ou 580 € par an. Toutefois, vous avez la possibilité de déduire les frais de télétravail pour leur montant exact si cela est plus important, à condition de le justifier.

Frais de vêtements spéciaux

Ne constituent pas des frais professionnels pour les salariés uniquement les dépenses d’habillement (prix d’achat, coût d’entretien et de blanchissage) qui se rapportent à des vêtements ou tenues spécifiques à la profession exercée ou qui, sans être à proprement parler spécifiques, lui sont caractéristiques.

Il en est ainsi notamment pour les tenues professionnelles des ouvriers des différents corps de métiers, des artistes chorégraphiques, des membres de l’université, des officiers des différentes armes, des préfets, des magistrats, des maîtres d’hôtels, des moniteurs de ski et des pompiers professionnels.

Achat de biens durables à usage professionnel

Le montant des frais réels à prendre en compte au titre de l’acquisition par les salariés de biens à usage professionnel dont la durée d’utilisation est supérieure à un an – immeubles, voitures, téléphones portables et autres biens (par exemple matériels, mobiliers et outillages) – s’entend de la dépréciation effective subie par ces biens au cours de l’année d’imposition.

Il est donc impossible de déduire la totalité du prix d’achat des biens à usage professionnel au titre de l’année de leur acquisition.

Déduction immédiate des frais de mobiliers

L’administration admet toutefois la déduction immédiate des dépenses de mobiliers (y compris les meubles meublants), matériels et outillages d’une valeur unitaire n’excédant pas 500 € hors taxes. Par ailleurs, pour les mêmes biens d’une valeur unitaire supérieure à 500 € hors taxes, elle autorise les salariés à déduire au titre de la dépréciation une annuité d’amortissement calculée selon le mode linéaire.

Pour le matériel informatique

Ces règles sont applicables aux frais d’acquisition du matériel informatique dont les salariés ont fait personnellement l’acquisition, qui est effectivement utilisé dans le cadre et pour les besoins de leur activité professionnelle. La durée d’amortissement du matériel informatique est de trois ans.

Ainsi, les salariés qui acquièrent un ordinateur peuvent déduire :

  • soit la totalité du prix d’acquisition lorsque sa valeur n’excède pas 500 € HT ;
  • soit une somme égale à 1/3 de la valeur du bien pendant trois ans si elle est supérieure.

En cas d’utilisation professionnelle et personnelle du matériel informatique, la déduction est réduite à proportion de l’utilisation privée, laquelle est déterminée en fonction des circonstances de l’espèce.

Pour les logiciels informatiques

En ce qui concerne les logiciels, la déduction du coût d’acquisition est admise au titre de l’année de paiement, dans son intégralité pour les logiciels spécifiquement professionnels et à concurrence de l’utilisation professionnelle pour ceux à usage mixte. Aucune déduction n’est admise pour les logiciels de loisirs.

Les frais de double résidence

Les frais de double résidence s’entendent principalement des dépenses supplémentaires de logement (loyers et frais annexes), de nourriture et de transport.

La déduction des frais supplémentaires de double résidence occasionnés au salarié qui exerce son activité dans une localité éloignée de celle où il a conservé son domicile est subordonnée à la condition que cette situation constitue une contrainte inhérente à l’emploi et non pas un choix pour convenances personnelles.

Ainsi, la déduction est notamment admise lorsque le conjoint du salarié, son concubin ou la personne avec laquelle il a conclu un Pacs travaille en un lieu proche du domicile commun. Les frais de double résidence occasionnés par la précarité de l’emploi sont également admis en déduction, quelle que soit la situation familiale du contribuable.

Attention, l’administration refuse la déduction des frais supplémentaires de double résidence lorsque le conjoint du salarié, son concubin ou la personne avec laquelle il a conclu un Pacs n’exerce aucune activité, en l’absence d’autre circonstance particulière.

Les frais de double résidence peuvent comprendre les frais supplémentaires de repas, à midi et le soir, lorsque le contribuable établit que les conditions d’exercice de son activité et celles de son installation dans la commune où il habite le contraignent à prendre, midi et soir, ses repas au restaurant.

Les frais liés à l’acquisition par le contribuable d’un logement au lieu où il est contraint de fixer ou maintenir sa double résidence pour des raisons professionnelles, en particulier les intérêts d’emprunt immobilier, peuvent être déductibles.

Les frais de formation et de documentation professionnelle

Les dépenses de formation professionnelle (ainsi que les intérêts des emprunts contractés exclusivement à cette fin) engagées par des salariés en activité ou les demandeurs d’emploi inscrits en vue d’acquérir un diplôme ou une qualification peuvent être déduites comme frais réels.

A condition toutefois que ladite formation ait pour but d’améliorer leur situation au sein de la profession qu’ils exercent, ou dans le but d’obtenir un nouvel emploi dans un autre domaine d’activité professionnelle

Les frais d’achat de livres et de documents n’étant pas mis à la disposition par l’employeur sont également déductibles.

Quels sont les autres frais réels ?

Les honoraires d’avocat

Il est possible de déduire les frais de procès et notamment les honoraires d’avocat versés dans le cadre d’une procédure prud’homale ou d’un procès engagé contre l’employeur pour obtenir le paiement de salaires dont la créance est certaine.

Les cotisations versées à un syndicat professionnel

Les dépenses exposées par un salarié à l’occasion d’une activité de délégué syndical ou de représentant du personnel peuvent être déduites. Les cotisations versées à un syndicat professionnel constituent des frais professionnels. L’option à la déduction de sa cotisation en frais réel l’exclu de pouvoir bénéficier du crédit d’impôt afférent aux cotisations syndicales.

L’exécution d’un engagement de caution

Les versements effectués par le dirigeant salarié ou le gérant majoritaire d’une SARL (ou par un dirigeant de fait) en exécution d’un engagement de caution sont déductibles des rémunérations perçues par ce dirigeant (et, le cas échéant, le déficit catégoriel issu de cette déduction est imputable sur son revenu global), lorsque les conditions suivantes sont remplies :

  • L’engagement de caution se rattache directement à la qualité de dirigeant du contribuable,
  • Il a été pris en vue de servir les intérêts de l’entreprise,
  • Il n’est pas hors de proportion avec les rémunérations versées au contribuable ou avec celles que celui-ci pouvait escompter au moment où il a contracté l’engagement de caution.

Cette dernière condition est remplie si le montant de l’engagement n’excède pas le triple de la rémunération annuelle. En cas de dépassement, la déduction demeure possible à hauteur de la fraction de l’engagement qui n’excède pas cette limite.

L’option déduction des frais réels : quelles conséquences ?

La déduction des frais réels a pour conséquence :

  • La renonciation à la déduction forfaitaire (de 10 %) ;
  • L’inclusion dans le revenu brut à déclarer lignes 1 AJ à 1 DJ ou 1 AA à 1 DA (selon la personne concernée) des allocations et remboursements de frais, y compris les primes de transport.

N’ont pas à figurer sur la déclaration, en revanche, les remboursements de dépenses incombant à l’entreprise et dont les salariés ont fait l’avance pour son compte.

Les contribuables ayant reçu une déclaration préremplie et optant pour la déduction des frais réels doivent additionner les montants de leurs revenus d’activité et de remboursement de frais et porter ce total dans les lignes 1 AJ à 1 DJ ou 1 AA à 1 DA (selon la personne concernée).

Cette option présente un caractère annuel. L’année suivante, le salarié (ou le dirigeant) se trouve replacé sous le régime de droit commun de déduction forfaitaire des frais.

Déduction des frais réels pour la déclaration des impôts sur le revenu 2021

La campagne de déclaration 2021 étant clôturée, vous avez la possibilité après la réception de votre avis d’imposition fin juillet, de pouvoir effectuer une modification ou correction des éléments déclarés grâce au service de correction en ligne dans votre espace particulier d’impots.gouv.fr.

Pour la déclaration des revenus de 2021, le service sera disponible à partir de début août et jusqu’à mi-décembre 2022. Après cette date, vous ne pourrez plus modifier votre déclaration à partir du service de correction en ligne.

Besoin de conseils pour optimiser la déduction de vos frais réels ? Découvrez toutes nos missions comptables et fiscales.

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