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Formalités d’embauche d’un salarié : quelles démarches et quels documents ?

Date de MAJ :

Rihab Feddoul
Stagiaire Perspectives Conseils
6 min
Comment embaucher un salarié ? Les démarches à réaliser et les documents à préparer.

Votre entreprise se développe et vous souhaitez intégrer un premier salarié dans votre équipe. Une fois que vous avez identifié le candidat idéal, il est essentiel de suivre différentes étapes pour finaliser son intégration au sein de votre entreprise et accomplir les formalités administratives requises. En effet, l’embauche d’un salarié implique des obligations administratives et juridiques spécifiques. Dans ce guide, nous vous présenterons les premières formalités d’embauche à effectuer et vous guiderons à travers les étapes cruciales de ce processus.

Table des matières

Quels sont les documents que l’employeur doit demander aux salariés l’embauche ?

Voici la liste des principaux documents que vous devrez fournir pour réaliser les formalités d’embauche de votre salarié :

  • Son RIB : utile pour effectuer le versement du salaire ;
  • Une photocopie de sa pièce d’identité (carte d’identité ou passeport) ;
  • Son justificatif de transport : pour rembourser une partie des frais de transport du salarié
  • Unephotocopie de la carte Vitale ou une attestation d’affiliation à la sécurité sociale ;
  • Un titre de séjour valide et une autorisation de travail pour les personnes étrangères.
  • Il est également possible de demander au salarié son/ses diplôme(s).
  • En fonction du poste occupé par le salarié, l’employeur pourra lui réclamer une photocopie de son permis de conduire, un extrait de casier judiciaire vierge, etc.

Quelles démarches pour embaucher un salarié ?

Les démarches d’embauche d’un salarié se résument ainsi (découvrir plus bas le détail) :

  1. Faire un contrat de travail
  2. Déclarer le salarié auprès des organismes de protection sociale
  3. Affilier le salarié aux institutions de retraite et de prévoyance
  4. Prévoir une visite d’information et de prévention (VIP)
  5. Tenir un registre du personnel
  6. Prévoir la paie du salaire

Faire un contrat de travail

Le contrat de travail permet de préciser les éléments essentiels de la relation de travail comme la rémunération, la qualification, la durée du travail, la convention collective applicable, les horaires, les attributions du salarié… Il existe différents types de contrat de travail selon leur durée, l’activité de l’employeur ou la nature du travail confié au salarié…

Déclarer votre salarié auprès des organismes de protection sociale

Cette formalité doit être accomplie par l’employeur dans les 8 jours précédant la date d’embauche, que votre activité relève du régime général (URSSAF) ou du régime agricole (MSA).

 

Affilier votre salarié aux institutions de retraite et de prévoyance

La mutuelle et complémentaire santé : Depuis 1er janvier 2016, une couverture complémentaire santé collective (mutuelle d’entreprise) doit être proposée par l’employeur (y compris associatifs) à tous les salariés qui n’en ont pas.

Les caisses de retraites : A l’arrivée de votre premier salarié, vous aurez besoin d’identifier la caisse Agirc/Arrco dont vous dépendez ainsi que le taux de cotisation applicable. Vous n’aurez pas d’autre démarche spécifique à faire : l’affiliation du salarié sera effectuée automatiquement via la déclaration sociale nominative (DSN).

Prévoir une visite d’information et de prévention (VIP)

L’étape suivante pour l’employeur lors de l’embauche d’un salarié est d’organiser une visite d’information et de prévention (VIP), également appelée visite médicale d’embauche.

Cette VIP doit nécessairement être réalisée dans un délai de 3 mois maximum à compter de la prise du poste par le salarié.

Cette visite médicale se déroule en plusieurs étapes :

  • Interrogation du premier salarié sur son état de santé
  • Information sur les différents risques liés à son poste de travail
  • Sensibilisation sur les multiples moyens de prévention à mettre en œuvre
  • Information du salarié de son droit de bénéficier d’une visite médicale (à tout moment et à sa demande avec le médecin du travail).

Selon le droit français, plus précisément l’article R4745-1 du Code du travail, l’employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt :

  • Une amende de 1 500 €,
  • Une peine de prison de 4 mois et une amende de 3 750 € en cas de récidive.

Tenir un registre unique du personnel

L’employeur doit obligatoirement inscrire sur un registre unique les informations suivantes concernant chaque salarié, dans l’ordre de leur embauche :

  • Identification du salarié: nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité.
  • Carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise, type de contrat (par exemple, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrat d’insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d’employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire – intérim).
  • Pour les travailleurs étrangers: type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.

Il n’est imposé aucune forme particulière pour la tenue du registre. Dans le cas où l’employeur choisit d’utiliser d’autres moyens que le support papier – informatiques notamment – ceux-ci doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

Prévoir la paie

A l’arrivée de votre salarié, vous aurez à établir un bulletin de paie et à déclarer vos charges via la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Pour ce faire, vous aurez plusieurs possibilités : sous-traiter à un prestataire (ex. cabinet comptable), acquérir un logiciel pour gérer la paie en interne ou avoir recours au « Titre emploi service entreprise » (TESE), un service gratuit de l’URSSAF.

Quels sont les documents que l’employeur doit remettre au salarié lors de l’embauche ?

Il est indispensable de connaître les documents à remettre au salarié lors de l’embauche.

Voici la liste des documents à fournir :

  • Le contrat de travail conclu avec le salarié ;
  • Le livret d’épargne salariale (lorsque cela existe dans l’entreprise) ;
  • La notice sur les garanties ouvertes régime de prévoyance et de mutuelle

S’informer et se faire conseiller pour la gestion sociale de son entreprise

Lors de l’embauche d’un salarié, il est essentiel de réaliser ces formalités avec beaucoup d’attention sous peine de s’exposer à des amendes. Pour faciliter ce processus, il est recommandé de se référer aux ressources officielles et de consulter des spécialistes du domaine. En suivant de bonnes pratiques vous pouvez vous assurer d’une embauche réussie et d’une relation de travail saine avec vos employés. N’hésitez pas à vous informer et à vous faire accompagner pour garantir une embauche conforme et bénéfique pour toutes les parties concernées. Besoin d’un conseil ? Perspectives Conseils peut accompagner la gestion RH de votre entreprise.

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