Quels frais déduire de la déclaration n°2035 ?

Les conditions pour déduire des frais sur la déclaration n°2035

Pour qu’une dépense soit déductible elle doit remplir 3 conditions :

• Nécessaire à l’activité: vous ne pouvez déduire que les dépenses engagées dans l’intérêt direct de l’exploitation de l’entreprise et en accord avec l’objet social.

Dans le cas d’une dépense mixte, c’est à dire partagée entre une utilisation privée et professionnelle (par exemple : véhicule, téléphone, location immobilière…) il est possible d’appliquer un prorata de déduction en fonction de l’utilisation ;

• Payée au cours de l’exercice: Sauf option pour la tenue de la comptabilité d’engagement (créances et dettes), la comptabilité du BNC doit être tenue en comptabilité de trésorerie, c’est-à-dire en prenant en compte uniquement les recettes perçues et dépenses payées au cours de l’exercice.

Pour les chèques, la date à prendre en compte est celle de la remise du chèque au fournisseur et non la date de remise en banque ;

• Justifiée par un document : facture, note de débit, quittance, le document doit respecter les mentions obligatoires énoncées par le CGI. Contrairement au BIC, en BNC la charge de la preuve incombe toujours au contribuable.

Déduction aux frais réels ou au forfait ?

La dépense est déductible sur la base du montant réellement payé. Cependant, par exception, certains frais peuvent être évalués forfaitairement comme les indemnités kilométriques. Certaines professions bénéficient également de régimes spécifiques leur permettant d’évaluer forfaitairement certains frais : le forfait blanchissage, le forfait médecin conventionné secteur 1.

En déduisant certains frais, quelle incidence sur la TVA ?

Les professionnels assujettis à la TVA déduisent le montant H.T. (hors taxe) et récupèrent la TVA déductible alors que le professionnel non assujetti à la TVA déduit le montant T.T.C. (toutes taxes comprises). A savoir, que pour certaines dépenses la TVA n’est pas récupérable et devront être déduites en TTC. Consultez notre sujet sur le calcul de la TVA déductible pour en savoir plus.

Les immobilisations non déductibles car considérées comme amortissement

Une dépense d’immobilisation qui correspond à l’acquisition d’un actif d’une valeur supérieure à        500 € H.T. et qui sert l’entreprise de façon durable ne sera pas déduite directement mais au moyen d’un amortissement sur la durée d’utilisation du bien.

Certains frais déductibles sont soumis à des cas particuliers

Certains frais sont soumis à des cas particuliers qu’il est nécessaire de connaître pour éviter les déconvenues. Voici les quelques exemples les plus fréquents : frais de repas, frais de véhicule ou de réception, dépenses vestimentaires, cadeaux…

Frais de repas sur le lieu de travail

Les frais supplémentaires de repas pris sur sur le lieu de travail : ils sont déductibles lorsque la distance entre le lieu de travail et le domicile fait obstacle à ce que le repas soit pris au domicile, le cout ne doit pas être excessif et ne doit pas dépasser 19,10 € TTC pour 2021.

Il faut déduire de cette somme le forfait fixé par l’administration fiscale de 4.95 € TTC, par conséquent, la déduction maximale admise est de 14,15 € TTC en 2021.

Frais de véhicule et indemnités kilométriques

Les frais de véhicule et indemnités kilométriques : le régime de plein droit est le régime des frais réels, en cas d’option pour le barème forfaitaire kilométrique, celui-ci est fixés chaque année par l’administration fiscale et l’option s’entend pour l’année entière, cependant cette option peut varier d’une année à l’autre.

Les amortissements des véhicules de tourisme inscrit à l’actif et les dépenses de location de véhicules de tourisme sont soumis à un plafonnement.

Frais de réception

Les frais de réception, de présentation de congés : nécessite un rapport direct et certain avec la profession exercée.

Dépenses vestimentaires

Les dépenses vestimentaires : elles ne sont déductibles que pour l’acquisition de vêtements spéciaux (robe avocat, combinaisons, blouse d’un médecin…) ;

Le forfait 2% pour les médecins conventionnés en secteur 1 : cette option n’est pas cumulable avec la déduction des frais réels de même nature (réception, représentation, cadeaux, travaux, blanchissage, petit déplacement) ; elle est égale à 2% du montant brut des recettes ;

Les cadeaux

Les cadeaux : La valeur des cadeaux ne doit pas être exagérée par rapport à la taille et au chiffre d’affaires de l’entreprise ainsi qu’aux usages de la profession ;

La rémunération

La rémunération que s’alloue l’exploitant individuel n’est pas admise en déduction ;

Frais comptables et adhésion à un centre de gestion agréé

La cotisation d’adhésion à un centre de gestion agréé et les frais d’expertise comptable : les adhérents dont les recettes sont inférieures à la limite du régime Micro-BNC et qui ont opté pour la déclaration contrôlée bénéficie d’une réduction d’impôt. Elle est égale aux deux tiers des dépenses exposées pour la tenue de la comptabilité et pour l’adhésion à l’association, dans la limite de 915 € par an.

Dans ce cas-là les dépenses qu’elle couvre ne sont pas admises dans les charges déductibles.

Perspectives Conseils pour vous aider à optimiser vos frais

En tant qu’experts-comptables et conseillers aux dirigeants, notre rôle est de vous accompagner dans l’optimisation globale de votre activité et y compris de vos frais.

Un doute sur la déduction possible d’un frais ? Un doute sur l’intérêt d’augmenter votre rémunération ou bien de préférer déduire en frais ? Nous vous accompagnons grâce à nos expertises en comptabilité et fiscalité.