Frais de déplacements professionnels : montant réel ou indemnité kilométrique ?

Quels sont les frais de déplacements professionnels ?

Le législateur admet en déduction du résultat fiscal les déplacements professionnels, ainsi que les trajets entre le domicile et le lieu de travail si la distance n’excède pas 40 km (des exceptions sont acceptées), les dépenses des véhicules acquis par l’entreprise et les frais de véhicule personnels.

La condition sine qua non pour la déductibilité de ces charges est l’intérêt direct de l’exploitation de l’entreprise. Pour être admises, elles doivent également être justifiées et ne pas être excessives, ni fictives.

Par principe, peu importe le moyen de transport utilisé, ces frais sont déductibles, en principe, pour leur montant réel. Toutefois, une évaluation forfaitaire de ces dépenses (indemnité kilométrique) peut être envisagée, pour les véhicules de tourisme et les deux-roues motorisés.

Il est important de noter que la même méthode de déduction des frais de déplacement doit être appliquée pour toute l’année fiscale, sans possibilité de changer en cours d’exercice.

Frais déductibles au réel

Les frais réels pour les véhicules utilisés à des fins professionnelles offrent la possibilité de déduire les charges liées à l’usage du véhicule enregistré dans le patrimoine de la société (que le véhicule soit acquis par la société, pris en location ou en crédit-bail).

Concernant les charges déductibles, dans le cadre des frais réels, elles comprennent divers éléments tels que l’amortissement du véhicule, les dépenses d’entretien régulier, les primes d’assurance, les frais de location, ainsi que les dépenses courantes telles que le carburant, les frais de péage et de stationnement.

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est déductible à 80% pour les dépenses de carburant (Essence/Gazol), tandis que pour un véhicule électrique, elle est déductible à 100%. Le reste des dépenses n’ouvre pas droit à déduction de la TVA, sauf si vous possédez un véhicule utilitaire. Dans ce cas, vous êtes obligés de déduire les frais réels, et la TVA est récupérable à 100 % sur toutes les dépenses inhérentes à votre véhicule.

Attention cependant, pour les véhicules particuliers, une partie des dépenses sera considérée comme un avantage en nature, c’est-à-dire une rémunération « fictive » qui donnera lieu à paiement de cotisations sociales par la société et d’impôt sur le revenu à titre personnel. Nous n’allons pas entrer dans les détails ici, car ce sujet pourrait faire l’objet d’un article complet, mais si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter le site du gouvernement.

Frais kilométriques

L’évaluation forfaitaire est basée sur l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles, excluant ainsi la possibilité de déduire les amortissements, puisque le véhicule est considéré comme appartenant au patrimoine privé.

Les indemnités kilométriques sont calculées sur la base d’un barème fixe. Nous avons établi pour vous les modes de calcul de vos IK.

Certaines dépenses supplémentaires telles que les frais de péage, de stationnement et les coûts de réparation en cas d’accident pendant un déplacement professionnel peuvent être déduites en sus du montant forfaitaire défini, car ils ne sont pas inclus dans le barème de base.

Exemple concret pour choisir le montant réel ou l’indemnité kilométrique

Monsieur X est propriétaire d’un Scénic 3 acquis en 2017 qui roule à l’essence. La carte grise indique une puissance fiscale de 6 et des émissions de dioxyde de carbone de 140 par kilomètre.

Le prix d’achat du véhicule est de 29 200 €, amortissable sur 5 ans. Le plafond de déductibilité des amortissements s’élève à 18 300 €, en raison de ses émissions de dioxyde de carbone et de la date d’acquisition. Il conviendra donc de réintégrer fiscalement 2 180 € tous les ans, la part liée à l’amortissement du véhicule est donc de 3 660€ par an.

Vous pouvez retrouver les modalités d’amortissement des véhicules particuliers sous ce lien.

Pour les frais relatifs au véhicule, nous prendrons comme base 150 € par an pour l’entretien et une assurance automobile de 1 000 € par an.

Nous ne tiendrons pas compte des dépenses de stationnement ni de péage, qui, comme vu précédemment, sont prises en compte pour les deux méthodes.

Hypothèse 1 : 5 500 km parcourus sur l’année fiscale

En optant pour les frais réels :

Monsieur X a dépensé 1 200€ TTC en carburant, soit 1 040€ HT et 160€ de TVA déductible. (Pour rappel la déductibilité de la TVA sur l’essence étant de 80%)

Les dépenses liées au véhicule sont pour son activité, donc d’un total de 5 850€

Une partie de ces dépenses sera considérée comme un avantage en nature, soit 1 755€.

En fin de compte, le coût du véhicule pour la société s’élève à 5 850€ auquel s’ajoutent les cotisations sociales sur l’avantage en nature, soit 800€, soit un coût total de 6 650€.

En optant pour le forfait :

(5 500 x 0,374) + 1 457 = 3 514 €.

Il semble que le régime réel soit plus avantageux dans cette situation. Cependant, il convient de noter les incidences sur la déclaration de revenus, car l’avantage en nature peut vous faire basculer dans une tranche d’imposition supérieure.

Mais quel impact pour le dirigeant ?

Au réel, cela ne lui coûte que l’impôt sur le revenu sur l’avantage en nature, soit 1 755€ imposés à sa tranche marginale d’imposition, soit entre 500€ et 700€.

Au forfait, le dirigeant paie l’ensemble des frais sauf carburant et péage, soit 6 010€ (nous considérons étaler le prix d’achat du véhicule sur 5 ans), et il se fait rembourser 3 514€ en IK, soit un coût pour le dirigeant de près de 2 500€.

Cela confirme l’avantage que procure le régime réel !

Hypothèse 2 : 22 000 kilomètres parcourus à des fins professionnelles

En utilisant le régime réel :

Monsieur X a dépensé 4 800€ TTC en carburant, soit 4 160€ HT et 640€ de TVA déductible.

Les dépenses liées au véhicule sont pour son activité de 4 160 € auxquelles s’ajoutent les mêmes charges, soit un total de 8 970€.

Une partie de ces dépenses sera considérée comme un avantage en nature, soit 2 691€.

Le coût du véhicule pour la société s’élève donc à 8 970€ auquel s’ajoutent les cotisations sociales sur l’avantage en nature, soit 1 200€, soit un coût total de 10 170€.

En optant pour le forfait :

22 000 x 0,447 = 9 834 €.

Dans ce cas, le forfait kilométrique et le régime réel sont très proches. Comme dans le cas précédent, l’utilisation du régime réel entraîne une augmentation des revenus à prendre en compte dans votre barème d’imposition.

Et quel impact pour le dirigeant ?

Au réel, cela ne lui coûte que l’impôt sur le revenu sur l’avantage en nature, soit 2 691€ imposés à sa tranche marginale d’imposition, soit entre 800€ et 1 100€.

Au forfait, le dirigeant paie l’ensemble des frais sauf carburant et péage, soit 9 610€ (nous considérons étaler le prix d’achat du véhicule sur 5 ans), et il se fait rembourser 9 814€ en IK, soit un « gain » pour le dirigeant de près de 204€.

Le régime forfaitaire a donc du sens ici !

Perspectives Conseils pour vous aider dans vos frais de déplacements professionnels

En conclusion, les frais de déplacements professionnels représentent un aspect important des dépenses des professionnels. On dit qu’en règle générale, lorsqu’on effectue beaucoup de déplacements professionnels il faut privilégier les indemnités kilométriques et donc opter pour le forfait, tandis qu’il faut privilégier le réel quand les déplacements sont faibles. Il est donc crucial de choisir judicieusement l’option de déduction des frais de déplacement, car en cas de contrôle fiscal, l’administration peut reconsidérer le résultat ou l’imposition sur le revenu du déclarant et appliquer des majorations. Nous vous recommandons vivement de vous faire accompagner dans ce choix, car chaque cas est différent. Et Perspectives Conseils est là pour ça !