Comment faire une facture irréprochable ?

Quel est le but d’une facture ?

La facture confirme la dette ou l’engagement, invite au règlement, est une preuve entre commerçants. Elle est par ailleurs un outil de collecte/remboursement de TVA et est un justificatif obligatoire lors d’une exportation.

Qui doit facturer ?

Les factures sont obligatoires entre professionnels (non obligatoires pour les commerces entre particuliers) ainsi que toute personne assujettie à la TVA.

C’est au vendeur/prestataire/tiers de créer la facture, avec des spécificités pour le tiers :

• Il ne peut pas émettre de factures périodiques
• Il faut un mandat écrit obligatoire
• L’assujetti informe par écrit les informations nécessaires

Quand est-ce qu’il faut faire une facture ?

Plusieurs cas de figure où l’édition d’une facture est nécessaire :

• Dès lors de la livraison du bien ou de l’exécution de la prestation de service
• Pour obtenir un acompte avant réalisation de la prestation/vente du produit
• Lors d’une prestation de service à un particulier pour un montant supérieur à 25€ TTC.

La facture peut supporter un différé s’il ne dépasse pas quelques jours et est inférieur à 1 mois, tout en étant justifié par les nécessités de gestion administrative des entreprises.

La facture doit être émise au plus tard fin du mois où la TVA devient exigible.

Vous pouvez également émettre des factures récapitulatives si :

• L’acheteur a donné son accord
• Une fréquence de livraison est importante
• Le montant de livraison est faible
• Chaque livraison doit avoir un bon de livraison.

Quelles sont les mentions obligatoires dans une facture ?

Nous allons décomposer les mentions obligatoires d’une facture en plusieurs points :

Celles liées à l’émetteur, au destinataire, au document en lui-même, à l’opération et aux conditions de règlements.

Les mentions obligatoires de l’émetteur

L’émetteur de la facture doit inscrire certaines mentions obligatoires le concernant.

• Le nom de l’entreprise avec la raison sociale précise
• L’adresse du siège social
• La forme juridique s’il s’agit d’une société
• Le N° SIREN
• Le N° RCS ou chambre des métiers
• Le N° de TVA intracommunautaire

Il existe néanmoins quelques spécificités :

• Les artisans/commerçants sont dispensés d’immatriculation
• Les auto-entrepreneurs n’ont pas l’obligation d’inscription au RCS
• Pour les EIRL, il faut juste : Le nom du dirigeant/nom d’usage, le nom commercial de l’entreprise suivi de la mention « EIRL » et pour finir l’objet de l’activité à laquelle le patrimoine est affecté.
• Pour les locataires/gérants de fonds de commerce, il faut obligatoirement le mentionner
• Mention spécifique pour les adhérents des centres et associations agrées

Les mentions obligatoires au sujet du destinataire

L’émetteur de la facture doit également préciser un certain nombre d’informations au sujet du destinataire.

• Le nom et l’adresse du client
• Si livraison dans l’Union européenne, il faut le numéro intracommunautaire du client
• Le lieu de livraison
• La mention auto facturation si le preneur émet la facture au nom et pour le compte de l’assujetti.

Le format du document

En guise de document, et en dehors des mentions émetteur et destinataire, la facture doit comporter un certain nombre d’éléments.

• La mention « Facture »
• La date d’émission de la facture
• Le numéro chronologique : une facture pour un numéro, la chronologie permet de voir les trous entre les factures, il faut également toujours finir le cycle, sinon il y a un problème de preuve.
• En cas d’erreur du client sur une facture, il faut faire un avoir ou une facture complémentaire, on ne remplace pas l’ancienne facture.
• Idem pour les acomptes, il faut obligatoirement faire une facture complémentaire, même si la livraison de bien/d’une prestation de service n’est pas effectuée.

NB : Une facture PRO-FORMA n’est pas une facture.

Pour ce qui concerne les opérations

Pour tout ce qui est de l’ordre transactionnel, des mentions doivent également apparaître.

• La date de l’opération
• Pour chaque prestation ou bien : Dénomination précise + quantité + prix unitaire HT +taux TVA
• Le total HT de la facture par taux de TVA
• Le total TVA par taux TVA
• Le total TTC à payer
• Les rabais/ristournes de principe acquis et de montant chiffrable.

Au sujet de la TVA intracommunautaire

La TVA intracommunautaire s’applique aux transactions commerciales entre les entreprises de l’Union européenne.

En ce qui concerne l’édition d’une facture, les mentions obligatoires au sujet de la TVA intracommunautaire sont :

• L’exonération TVA + référence article CGI ou directrice
• Le N° d’assujetti de l’acquéreur (À vérifier régulièrement, beaucoup de fraudes)

Pour les assujettis bénéficiant de la franchise de base de TVA : « TVA non applicable article 293 B du CGI »

Au sujet des conditions de règlement

Très importantes, les conditions de règlement doivent évidemment figurées sur une facture. Pour ne pas en oublier une seule, voici celles que vous devez impérativement mentionner lorsque vous êtes en train de faire une facture.

• La date d’échéance de la facture (JJ/M/année, pas de durée)
• Le mode de paiement
• Les conditions d’escompte sur règlement anticipé
• Le taux de pénalité exigible en cas de retard de paiement (échéances non respectées)
• L’ndemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement

Concernant la facture X qui va s’introduire de plus en plus dans le secteur professionnel, les mêmes mentions obligatoires s’appliquent.

Formalisme et archivage obligatoire des factures

Toute modification d’une facture initiale doit faire l’objet d’une nouvelle facture et doit comporter les mentions obligatoires faisant référence à la précédente facture.

Au sujet de l’archivage d’une facture, il faut bien garder un double exemplaire en support papier/numérique et avoir une facture rédigée en français (anglais toléré). Si une autre langue est concernée, il faut impérativement avoir une copie en français.

La monnaie n’est pas forcément en euro mais la TVA oui.

Qui dit archivage d’une facture, dit aussi conservation. Nous vous invitons à lire notre article « Peut-on détruire les originaux papiers des factures ? ». Ainsi que l’article R*102 C-1 du livre des procédures fiscales concernant le lieu de stockage des factures.

Que se passe-t-il si une facture est en infraction ?

Si pour une quelconque raison, vous êtes en infraction sur les règles à respecter au sujet d’une facture, voici ce que vous encourrez :

• Pour les personnes physiques, une amende pouvant aller jusqu’à 75 000 € ou 50% du montant facturé
• Pour les personnes morales, une amende pouvant aller jusqu’à 375 000 € ou 250% de la somme facturée en plus d’une potentielle exclusion des marchés publics pour 5 ans.

Cerise sur le gâteau, le client professionnel est tenu solidairement au paiement de cette amende, qui ne peut excéder 375 000€ par exercice. Toutefois, lorsque la transaction a été comptabilisée, l’amende est réduite à 5% et ne peut excéder 37 500€ par exercice.

En cas d’omission/ inexactitude sur une facture, 15€ par erreur pendant 6 ans par facture, pour un montant annuel maximum de 15 000 €.

L’article 1737 du code des impôts résume très bien les différentes amendes possibles.

Apprendre à bien faire une facture avec Perspectives Conseils

Cela peut paraître simple en apparence, mais il n’en est rien. Au même titre que d’autres formalités administratives, l’édition d’une facture est soumise à bon nombre de réglementation.

Prenez le temps de faire une facture conforme pour vous éviter des sanctions assez lourdes en cas de contrôle fiscal. Si vous avez un doute, ou que vous souhaitez être accompagné par un cabinet d’expertise-comptable aguerri, Perspectives Conseils est à votre disposition !