Utiliser un logiciel ou un système de caisse : est-ce obligatoire ?

Des obligations de norme de sécurité de l’information

Depuis le 1^er janvier 2018, lorsqu’un logiciel ou un système de caisse est utilisé par un assujetti à la TVA, le législateur oblige à ce que celui-ci réponde à certaines normes de sécurité de l’information mais n’oblige pas à l’utilisation d’un système de caisse informatisé.

Donc non, il n’est pas obligatoire d’utiliser un système ou un logiciel de caisse enregistreuse. Pour autant, nous verrons que c’est plus que recommandé !

Tenir un journal de caisse à la main

Vous pouvez tout à fait tenir un journal de caisse à la main, mais celui-ci doit être tenu dans un cahier numéroté chronologiquement. Chacune des opérations doit être répertoriée avec le détail par type de règlement. Il faut également veiller à utiliser une encre ineffaçable et à ce qu’il n’y ait ni blanc ni rature.

Ces conditions de conformité questionnent l’aspect pratique d’une tenue manuelle de la caisse de l’entreprise. Bien qu’il ne soit pas obligatoire, il est tout de même plus pratique et fortement conseillé de s’équiper d’un système sécurisé d’enregistrement.

Quel logiciel ou un système de caisse choisir ?

Dans tous les cas, vous devez choisir un système de caisse enregistreuse réglementé par l’administration fiscale.

Lorsque que vous vous équipez, il faut demander à votre fournisseur ou éditeur de logiciel de vous fournir une attestation individuelle. Le modèle est fixé par l’administration fiscale et permet de vérifier la conformité de votre équipement face à la réglementation. Nous vous recommandons d’ailleurs de lui demander de vous fournir un certificat délivré par un organisme accrédité.

Par ailleurs, l’attestation ou le certificat fourni doit être conforme à la dernière version du logiciel de caisse que vous utilisez.  Cela permettra à l’administration fiscale de vérifier que le système utilisé répond aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Êtes-vous concerné par la tenue d’une caisse ?

Les professionnels soumis à la TVA et qui réalisent des opérations avec des particuliers sont principalement concernés par la nécessité d’utiliser un logiciel ou un système de caisse sécurisé.

A contrario, ne sont pas concernés par cette obligation :

1. Les professionnels non soumis à la TVA (relevant de la franchise en base ou relevant d’une activité exonérée de TVA)
2. Les professionnels dont les clients sont exclusivement des professionnels (BtoB).

Quel contrôle de l’administration fiscale ?

L’administration fiscale peut vous demander la copie du certificat ou de l’attestation. Soit lors d’un contrôle inopiné par des agents de l’administration fiscale pouvant intervenir dans les locaux professionnels, ou à l’occasion d’une vérification de comptabilité.

Quelles sont les sanctions possibles en cas de non-conformité ?

Dans le cas où le système utilisé n’est pas conforme vous risquez une amende de 7500 € par équipement. Vous aurez alors 60 jours pour régulariser votre situation. Autant l’anticiper !

Perspectives Conseils pour votre conformité fiscale

En tant que cabinet d’expertise-comptable, notre rôle est aussi de vous conseiller sur ces sujets pratiques qui ont une incidence comptable et fiscale.

Si vous avez la moindre interrogation sur votre activité, les bonnes pratiques et vos obligations, sollicitez-nous ! C’est simple, chez Perspectives Conseils, on s’occupe de tout !