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Vous avez créé votre entreprise, vous développez son activité, son marketing, vous embauchez des salariés… N’oubliez pas vos obligations légales ! Les règles comptables, le droit des sociétés ou encore le droit du travail vous impose de créer, mettre à jour et conserver plusieurs registres au cours de la vie de votre Société. L’oubli de ces formalités peut vous exposer à des sanctions.
Alors quels sont les registres obligatoires ? A quoi servent-ils ? Comment les tenir ?
Perspectives Conseils vous donne toutes les bonnes pratiques dans ce guide.
Les registres sont des dossiers qui vous permettent de conserver un historique de l’activité et des événements qui ont marqué la vie de votre Société.
Ils sont donc d’abord utiles à vous ! Ils vous aident à avoir un aperçu de la santé de votre entreprise et de son évolution pour ainsi prendre les bonnes décisions relatives à sa gestion et son développement.
Les registres peuvent également s’avérer utiles dans des négociations avec de potentiels investisseurs de la Société, dans un souci de transparence.
Finalement, ils doivent surtout être tenus pour éviter les sanctions pénales et civiles. À défaut de la tenue de registres, certaines opérations peuvent être invalidées, le dirigeant peut voir sa responsabilité engagée ou être exposé à des amendes ou des peines d’emprisonnement par exemple.
Toutes les sociétés ont des obligations communes de tenue de registres. Ces registres peuvent résulter d’impératifs comptables, du droit des Sociétés, du droit du travail, ou encore de la réglementation autour de la protection des données.
Les personnes physiques et morales soumises à un régime réel d’imposition ont l’obligation de tenir un Livre-Journal, un Grand Livre et un Inventaire annuel.
Le Livre-Journal enregistre de manière chronologique tous les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise. Ces opérations sont renseignées pour chaque jour, sans pouvoir les modifier. Le Grand Livre classe par nature de compte les informations du Livre-Journal et l’Inventaire dresse tous les éléments d’actif et de passif de l’entreprise à une date donnée.
Ces registres, souvent réalisés à l’aide d’un expert-comptable, servent à l’établissement des comptes annuels. Si leur tenue n’est pas directement sanctionnée, l’absence d’établissement des comptes annuels peut être punie d’une amende de 9 000 euros.
Les entreprises soumises au régime micro ont seulement l’obligation de tenir un registre des achats et des recettes.
Ces registres peuvent être tenus de façon dématérialisée.
Toutes les Assemblées Générales en entreprise doivent faire l’objet d’un procès-verbal (PV) résumant les débats et les décisions prises. Ces procès-verbaux sont en principe établis par les dirigeants, puis doivent être consignés sur un registre spécial. Celui-ci peut être dématérialisé, ou consister en un unique livre, conservé au siège social de la Société, coté et paraphé par le tribunal de commerce.
Lorsque l’Assemblée Générale donne lieu à l’établissement d’une feuille de présence, celle-ci doit également être conservée, sur un registre de présence.
Les décisions de l’associé unique doivent être conservées de la même manière que les décisions prises en Assemblée.
Le registre des assemblées a longtemps été un outil essentiel au contrôleur fiscal et son absence était systématiquement pénalisée. Par la nullité des décisions prises, l’engagement de la responsabilité civile du dirigeant, de lourdes amendes voire des peines d’emprisonnement.
Le registre est ensuite devenu plus secondaire mais la possibilité de le dématérialiser depuis 2019 pourrait le remettre sur le devant de la scène. Nous vous conseillons donc de le tenir à jour pour éviter des sanctions.
Les bénéficiaires effectifs d’une Société sont les personnes physiques qui la détiennent effectivement. Depuis 2016 une personne qui détient directement ou indirectement 25% du capital social ou des droits de vote doit le déclarer auprès du greffe. Le registre des bénéficiaires effectifs est ainsi tenu par le greffe compétent.
La déclaration de bénéficiaire effectif doit se faire à la création de la Société et lorsqu’un changement a lieu dans la répartition des titres sociaux. En l’absence de déclaration, les personnes concernées s’exposent à une peine de 6 mois d’emprisonnement et 7 500 euros d’amende. En pratique, les formalités nécessitant une déclaration de bénéficiaire effectif ne seront pas validées sans celle-ci, ce qui limite le risque d’amendes et d’emprisonnement. Cependant, ce risque existe toujours sur les sociétés plus anciennes, qui n’ont toujours pas effectué leur déclaration à la suite de la nouvelle réglementation.
Dans les SARL ou les Sociétés civiles, toutes les opérations de transmissions de parts sociales font l’objet d’un dépôt auprès du greffe compétent. Mais ce n’est pas le cas des sociétés dont le capital est divisé en actions, comme par exemple les SASU, SAS ou SCA.
C’est pourquoi, pour assurer un suivi de la répartition du Capital, le registre des mouvements de titres est obligatoire pour ces sociétés. Il l’est également pour les SA dont le nombre d’actionnaires ne dépasse pas 100.
En l’absence d’un tel registre, la cession d’actions n’est pas considérée valable et peut-être contestée.
Comme le registre des procès-verbaux d’assemblées générales, par souci de simplification et d’application de l’obligation, ce registre peut être tenu de manière dématérialisée.
Toute société qui emploie au moins un salarié est contrainte à l’établissement de registres relatifs au personnel. L’employeur doit notamment tenir :
Il peut exister d’autres registres à tenir en fonction de votre activité et de votre nombre de salariés, alors n’hésitez pas à vous renseigner et à demander conseils auprès de professionnels.
Le défaut de tenue de ces registres peut entraîner diverses sanctions, de l’engagement de la responsabilité civile du dirigeant à une amende 1 500 euros, augmentée à 3 000 euros en cas de récidive.
Toute entreprise qui a accès à des données personnelles, c’est-à-dire des données permettant d’identifier une personne physique, doit tenir un registre des traitements.
Ce registre doit mettre en évidence le type de données personnelles qui vous sont communiquées (identité, numéro de sécurité sociale, informations pénales…) ; la finalité de ces données (pourquoi vous les utilisez), la durée que vous les conservez et comment vous les protégez.
Il doit être tenu, par voie dématérialisée ou non, par un délégué à la protection des données, désigné à cet effet ou par le dirigeant de l’entreprise.
Le registre doit être tenu de manière régulière et réelle. A défaut, vous vous exposez à des amendes pouvant atteindre plusieurs centaines de milliers d’euros.
La plupart des registres obligatoires en entreprises peuvent maintenant être tenus par voie dématérialisée, sous réserves que les documents puissent être identifiés, numérotés et datés par des moyens offrant toute garantie de conformité.
Cette simplification de tenue des registres montre la volonté des législateurs à vouloir faire appliquer ces obligations de registres. Les registres sont facilement conservés et facilement vérifiables par tout agent habilité. Alors ne rechignez pas à les tenir à jour !
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